Als startende ondernemer heb je je handen vol aan allerlei zaken die op je af komen. Je moet je assortiment of je dienstenpakket samenstellen. Een businessplan schrijven om een lening bij de bank te kunnen krijgen. Op zoek naar een leaseauto of -bestelbus. En dan is er nog de vraag: waar ga je je bedrijf vestigen? Heb je een kantoor of bedrijfsruimte nodig of ga je vanuit huis werken? Als je voor dat laatste kiest dan geef je bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel je huisadres op als vestigingsadres van je bedrijf. Dat betekent dat iedereen die de gegevens over je onderneming opvraagt achter je privé adres kan komen. Dat kan niet altijd wenselijk zijn. Deze gegevens zijn namelijk in principe voor iedereen toegankelijk. Dus ook voor je jaloerse ex of anderen die menen nog een appeltje met je te schillen hebben. Dit kun je voorkomen door te kiezen voor een virtueel adres voor je bedrijf.
De voordelen van een van een virtueel kantoor
Het belangrijkste voordeel van een virtueel kantoor is natuurlijk de financiële kant. De huur van een bedrijfspand kan flink in de papieren lopen. Wil je niet je privé adres als vestigingsadres gebruiken dan kun je een vestigingsadres voor de KvK huren. Dit adres mag je ook gebruiken op je briefpapier, je website en je visitekaartjes. Het gaat altijd om aansprekende locaties. Je bedrijf is dus niet virtueel gevestigd in een achterafstraatje in een louche buurt. Dit adres zal bij potentiële klanten of investeerders dan ook zeker vertrouwen wekken. Er zijn zelfs bedrijven die bepaalde wijken mijden als het gaat om het leveren van goederen. Dat zal je met een gehuurd vestigingsadres niet overkomen.
Klantenservice inhuren
Wil je de groei van je bedrijf nog verder stimuleren dan is het ook belangrijk dat je telefonisch goed bereikbaar bent. Dat is natuurlijk niet altijd haalbaar. Als je bezig bent een tuin aan te leggen, een huis te schilderen of de elektrische bedrading van een bedrijf in orde te maken dan heb je geen tijd voor de telefoon. Bovendien, al zou je al opnemen, dan nog is het onhandig om aantekeningen over het gesprek te maken. Je kunt de klantenservice uitbesteden aan een professioneel bedrijf. De inkomende gesprekken worden beantwoord door een professionele telefonist. Deze neemt de boodschap aan en kan ook vragen beantwoorden op basis van door jou aangeleverde belscripts. Op die manier loop je geen order, opdracht of offerte aanvraag meer mis.
Dienstverlening op maat
Als je gebruik wilt maken van een virtueel kantoor of telefoonbeantwoording dan kun je kiezen voor dienstverlening op maat. Zo kun je aangeven wanneer klanten je kunnen bellen. Alleen overdag of ook ’s avonds. Alleen op werkdagen of ook in het weekend. Ook voor het behandelen van post kun je afspraken maken, evenals voor het huren van een werkplek of een vergaderkamer.
